طريقة كتابة الخطابات الرسمية

 

الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية:

1-  يجب كتابة كليشة معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تتحوي على المعلومات التالية :
المملكة العربية السعودية

وزارة التعليم العالي

جامعه جازان

كليه الحاسب الآلي ونظم المعلومات
2-  الشعار يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم الجهة الرسمية, ولا يكتب أي معلومات تحت ولا يعالج الشعار بطريقة هيئته كان يمط أو يضغط من احد الجانبين.
3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية:
الـرقم: ........................
التاريخ: ........................
المشفوعات: ....................
4- لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك.
5-  يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى.
6-  المسافة العمودية بين كليشة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث ألا تكون كبيرة ولا صغيرة (نصف سنتيمتر تقريبا فقط).
7-  المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر.
8 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع
Traditional Arabicوبنمط ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN
9ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .
10 ـ ينص في السلام بالطريقة الاتية (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .
11 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر (TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان (من لوحة الفاتيح .
12 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة )لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر .
13 ـ يراعى ان تكتب المسميات والالقاب والدعوات بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام التربية والتعليم يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة مدير جامعة جازان..... حفظه الله
اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
المكرم مدير ادارة / المكرمة مديرة ادارة المحترم / المحترمة
اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم

يكتب بدون إمالة في الخط .
لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )
14 ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .
15 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي:

• عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
  عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
• عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
• عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
• تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
• لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
  
  أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
  
  ب ـ رفع المقترحات لسعادته .
  
  16- يراعي نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
  
  17ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
  
  المكرم مدير المحترم
  
  المكرمة مديرة المحترمة
  
  
  18 يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو  ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه) .
  
  19 تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط (18)  .
  
  20- يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
  
  21- يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم . 22- عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف
   ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .